בתהליך עיצוב משרדים , חשוב להבין את אופי הארגון , מהות העסק , סביבת העבודה ומה הוא מעוניין לשדר בהתאם לאופי הארגון נבחר את הסגנון הרצוי עיצוב סולידי ( רו"ח , רופאים …), הייטקיסטי חדשני צבעוני ותוסס משרדי הייטק צעירים ועוד.
עיצוב משרד לדוגמא בהרצליה, לצפייה בפרויקט >> 
אז מהם בעצם הפרמטרים בעיצוב משרדים?
אופן ספייס ,מס החדרים הדרושים , השטח שלהם, התאמת חדרים לסוגי עובדים, חדרי הנהלה , חדרי ישיבות , חדרי פנאי ועוד.
עיצוב משרדים נכון ,יכול לסייע בהצלחת העסק, מיצוב העסק וחיזוק המותג, בידול ממתחרים, שיפור במכירות וגם חוויה נעימה יותר ללקוחות ולעובדים.
תכנית עיצוב פנים של משרד, בדומה לתכנית עיצוב הבית, צריכה לכלול מערך תכניות, תכנון החשמל,תאורה , הריסה , בניה , הרצפה, התקרה והקירות.
השלב הבא לאחר בחירת הקונספט וכן הפקת תכניות עבודה לביצוע ,יהיה השלב בו נבחר את חומרי הגלם למשרדים החדשים, תוך מתן דגש על האופי שהחומרים משדרים,ונבחן כמובן האם תואמים את הקונספט הנבחר.
תפקידה של מעצב פנים משרדים בין היתר, תיאום בין בעלי מקצוע השונים וכן הספקים.
בתהליך עיצוב משרד , אל לנו להתעלם ממאפייני הנכס הפיזי, תשתיות קיימות, חללי עבודה מוחלקים, תרבות ארגונית קיימת, אילוצים מבניים ועוד.
בעיצוב משרדים ,חשוב לייצר חוויה לעובדים בארגון לגרום להם ל"גאוות יחידה " ולרתום אותם אל מטרת הארגון.
בתקופה בה הכל גלוי וידוע , וכן כל הקלפים פתוחים , ישנה תחרות עזה , הן על הלקוחות והן על עובדים מוכשרים ולכן עיצוב משרד שמשדר, מצד אחד יוקרה ומצד שני חמימות של בית ,יהיה משרד שיהיה נעים למשוך אליו לקוחות ועובדים איכותיים , אין מקום לרושם ראשוני נוסף
עיצוב משרדים הוא שלב חיוני וחשוב בהתפתחות העסקית, עובדים מייחסים חשיבות רבה לסביבת העבודה שלהם, לנראות ולאווירה שהיא נותנת ביום-יום.
נעים להגיע לראיון ולהיחשף לעיצוב הפנים של המשרד , הרבה יותר כייף להגיע בבוקר למשרדים מעוצבים, מפנקים ויפים זה משפיע על תפקוד היומיומי, שביעות הרצון ממקום העבודה ועד מידת ההשקעה שלו לאורך זמן – פרמטרים אלו מושפעים מעיצוב המשרד, בין היתר. סביבה מעוצבת בהתאם לסגנון של הארגון, באווירה מושקעת וייחודית, יוצרת יותר תחושת השתייכות ומחזקת את הנאמנות של העובדים.
עיצוב משרדים היא משימה מורכבת ומאתגרת, המחייבת תיאום ציפיות עם הלקוח, איפיון מעמיק של צרכי העסק ושיטת העבודה, הבנת הבידול של העסק ממתחרים, הבנה של אינטראקציה עם גורמים חיצוניים (לקוחות, נותני שירות, שותפים עסקיים), ועוד.
כמו כן , ערכי הארגון, החזון של העסק – אשר יתבטאו בעיצוב ובתכנון חלל המשרדים של העסק.
עיצוב משרד לדוגמא בהרצליה, לצפייה בפרויקט >>
עיצוב משרדים – כיצד מתחילים?
ראשית, יש לעיין בפרוגרמה לפני תהליך עיצוב משרדים, לשם היכרות עם הצרכים החשובים של העסק. בעסקים חדשים, צריך להכיר לעומק את השירותים שהמשרד מציע, על מנת להתאים עיצוב שישמש את צרכיו.
מודדים את צרכי העסק החשובים ביותר, על מנת להתאים את חלוקת החלל לצרכי העובדים ולשימוש העסק באופן היעיל ביותר, על ידי ניצול מיטבי של השטח.
לכל ארגון נקודות חוזק ובידול, אותן יש להעצים בעיצוב משרדים. יש לאסוף את הנקודות שהמשרד רוצה להציג בפני הלקוחות והעובדים.
יש לנסות להבין מהם המסרים שהעסק רוצה לשדר ללקוחות: אמינות , חדשנות , קלילות – לכל צבע יש משמעות אחרת ובחירת הטקסטורות והצבעים משפיעה על סביבת העבודה של המשרד.
באופן כללי, ניתן לשייך לצבעים מאפיינים שנבדקו על פי מחקרים: כחול הוא צבע יציב ומרגיע, ירוק דומה לטבע ומאפשר יעילים, לבן עשוי להיות סטרילי מידי, צהוב הוא אנרגטי ומגרה יצירתיות, אדום הוא צבע מעורר אך לא כדאי להשתמש בו באופן מוגזם – כל עסק וכל מעצב משרדים עם ההעדפות, הצרכים והשימושים שלו בצבעים בעיצוב משרדים.
עיצוב משרדים כולל ירידה עד לפרטים הקטנים ביותר, החל מהריהוט ועד לפריטים דקורטיביים. לכן, חשוב לשים דגש על כך שיש הרמוניה וקו כלשהו בין הפרטים הנבחרים למשרד בריהוט, טפטים, בחירת חומרים וכו'.
עיצוב משרדים מודרני כולל בחירה מרובה של אפשרויות ישיבה ועבודה – החל מאופן ספייס, דרך חלל דמוי בית קפה לישיבה בלתי רשמית, אזור צ'יל אאוט להירגעות ומשחק, ועד חללים קטנים לקיום פגישות אחד-על-אחד. עיצוב משרדים חכם יכול לתת לעובדים לבחור עד כמה להיות קרובים לעובדים האחרים, ואף לבחור את העיצוב בחלל האישי שלו מבחינת חומרים ומרקמים. עיצוב משרדים המעודד שיתוף פעולה ועבודת צוות, מוביל לרעיונות יצירתיים.
כיום, ניתן ליישם חדשנות רבה בעיצוב משרדים, כגון תאי ישיבה, 'כיסאות שקט' המאפשרים ריכוז, ספות המאפשרות שיחה אינטימית ולא אחד מול השני, אלא משני עברי שולחן, מחיצות מלוחות המאפשרים אינטראקציה לצד פרטיות, שולחנות עמידה, תאים אקוסטיים, מרחבים פרטיים ועוד.
על מנת לשמור על עיצוב משרדים מתקדם, על האדריכלים והמעצבים להתעדכן בשיטות בנייה עכשוויות, מתקדמות ומודרניות. עליהם להכיר את חומרי הגלם החדישים ביותר על מנת להציע ללקוחות פתרונות המתאימים לצרכים של הלקוח ולמבנה של הנכס. באמצעות פתרונות עכשוויים, האדריכל יכול להפחית את עלויות השיפוץ ועיצוב המשרדים מבלי להתפשר על איכות, לשפר את הבטיחות, להציע בידוד אקוסטי ובידוד תרמי טובים יותר, לאפשר תאורה טבעית, להפחת הוצאות אנרגיה ועוד.
תכנון ועיצוב משרדים
כאשר מתכננים עיצוב משרד, כדאי להתאים את העיצוב לאופי העבודה של הארגון ולענף בו הוא פועל. לצד זאת, כמובן שיש להתייחס לצרכים ולרצונות העולים מצד בעלי המשרד, כדי להתאים את העיצוב לדרישות שלהם.
משרד רואי חשבון, למשל, דורש מקום רב לאחסון, ואווירה של חוכמה, ידע ופתיחות. משרדים רבים שואפים לאווירה אלגנטית, המשלבת נראות טובה ומעשיות. במשרד רואי חשבון כדאי להבין מהם החללים אותם יש להצניע (אחסון, משרדי עבודה, שירותים ומטבח) לעומת חלקים אותם כדאי להבליט, כמו דלפק שירות, משרדים של בעלי תפקידים בכירים ופינות המתנה המיועדות ללקוחות המשרד המגיעים לפגישה.
עיצוב משרדי היי-טק, למשל יכלול מיתוג הקשור לצבעים, לתחום ולאופי החברה, לצד שירותים רבים שנועדו לדאוג לרווחת העובדים – חללי מפגש, חדרי מנוחה ומשחקים, חדר אוכל מאובזר ועוד. משרדי היי-טק לעתים דורשים גם תשתיות שונות לטובת שרתים, תקשורת ומחשוב.
בעיצוב משרד עורכי דין, למשל, לרוב משלבים בין אווירה רצינית ומכובדת, לבין מודרניות, קלילות ותחושת ביטחון. העיצוב נועד לגרום למבקרים להרגיש בטוחים ולתת אמון בנציגי המשרד. עוד פרמטרים שיכולים להילקח בחשבון בעיצוב משרד עורכי דין הוא סוג ההתמחות של המשרד, מספר העובדים, החזון והערכים של המשרד וגם הטעם האישי של בעלי המשרד, כמובן.
משרדי פרסום ידועים בעיצוב דינמי וצעיר, עם הרבה אלמנטים עיצוביים יצירתיים, המעודדים חשיבה קריאייטיבית. המטרה של עיצוב משרד פרסום היא יצירת סקרנות, עניין וגירוי לעין, זאת מבלי להסיח את הדעת.
כאשר מעצבים חלל עבודה, הדגש הוא בידול בין האזורים השונים, הקפדה על ניצול אופטימלי ונעים של האופן ספייס והאפשרות לעבוד באופן פרטי ככל הניתן בכל עמדה, לצד אפשרויות מגוונות לעבודה ומפגש- ספות, שולחנות קפה, תאים לפגישות אישיות ועוד.
עיצוב משרדים – דברים חשובים שצריך לדעת
דגש על אקוסטיקה הוא מרכיב חשוב ביותר בעיצוב משרדים, משום שברוב המשרדים נמצאים הרבה מאוד עובדים במקביל, אשר מדברים ועושים רעשים. אקוסטיקה טובה יכולה לאפשר לכלל העובדים לעבוד מבלי שהרעשים הסביבתיים יפריעו להם. ישנם מומחים באקוסטיקה, אשר יכולים לעזור לאדריכלים ולבעלי הארגון בתכנון היבט האקוסטיקה בעיצוב.
רכיבים של הקפדה על אקוסטיקה במשרד הם חלונות עם בידוד אקוסטי גבוה, בידוד בתקרות, רצפות, מחיצות וקירות משותפים, בידוד בצנרת, ועוד. ישנם פתרונות אקוסטיקה אסתטיים, אשר מציעים יעילות בשילוב עם נראות מודרנית.
יש להבחין בין טיפול בבעיות עש לבין טיפול בהד המגיע מקירות המשרד. רעשים פוגעים בשמיעה ומהווים מטרד ממשי, בעוד שהדהוד גורם לפגיעה באיכות הצלילות וביכולת להבין את בני השיח, ובנוסף מעלה את מפלס הרעש. הדבר נכון בעיקר כאשר מדובר בחלל פתוח בו אנשים מדברים בטלפון או משוחחים, או בחדרי ישיבות. בעיצוב של משרד מחדש, ניתן לשלב חומרים חדשניים סופגי רעשים בתשתיות התקרה, הרצפה והקירות. במקרה של עיצוב משרד קיים, ישנם מוצרי אקוסטיקה מגוונים. היבטים שיועץ האקוסטיקה ישים עליהם דגש: קירות החדר מגיעים עד לתקרת הבטון (ולא רק עד לתקרה המונמכת),בליעה אקוסטית, תקרה עם ערך בליעה גבוה, סביבה אקוסטית טובה באזורים פתוחים באמצעות חיפוי חלקי של הקירות ב'כרית אקוסטית', קירות כבדים (מבחינת מסה) ככל האפשר, או קירות כפולים מנותקי מגע, חלונות עם זכוכית כפולה, דלת כבדה, מדויקת ואוטמת, אטימה מרבית, מניעת מעברי רעש או דיבור מחדר לחדר, ועוד.
